PKI-Anwendungen für ersetzendes Scannen und Langzeitarchivierung

Das Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik hat mit den technischen Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR umfangreiche Handreichungen zu den Themen ersetzendes Scannen und Beweiswerterhaltung im Zusammenhang mit der Umstellung auf E-Akte gegeben. Dabei wird insbesondere auf den Schutzbedarf der Dokumente abgehoben.
CC DMS hat schon mit der Version 2.8 die Unterstützung für das ersetzende Scannen für Dokumente mit normalem Schutzbedarf in den Produktstandard übernommen und die Unterstützung der qualifizierten elektronischen Signatur verbessert. Die entsprechenden Funktionen wurden seither kontinuierlich erweitert.
Mit der Version 2.10 werden nunmehr auch Zeitstempelarchitekturen zur Beweiswerterhaltung qualifizierter Signaturen unterstützt. Dabei kommt der SecPKI-Server der Fa. SecCommerce Informationssysteme GmbH, Hamburg, zum Einsatz.  
Die gesamte Lösung kann über die CC e-gov GmbH bezogen und implementiert werden. Bitte wenden Sie sich bei Interesse jederzeit an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Für unsere Anwender in Mecklenburg-Vorpommern: CC DMS 2.10 unterstützt die Langzeitarchivierung mit dem vom Zweckverband eGo-MV angebotenen TR-ESOR-basierten Archivsystem.  

Vertragsmanagement
Das Thema Vertragsmanagement ist bereits mit CC DMS 2.9 umgesetzt worden und bereits bei mehreren Städten und Gemeinden erfolgreich im Einsatz. Das Vertragsmanagement basiert auf einem Formular, in dem alle Metadaten erfasst werden. Die Berechnung  von Fristen und Terminen erfolgt  automatisch. Anhand von Workflows werden Wiedervorlagen und beliebige andere Prozessschritte definiert.

So wird man beispielsweise rechtzeitig über die Kündigungsfrist informiert, bevor der Vertrag sich automatisch verlängert. Grundlage sind die CC DMS Module Dokumentenindex und Workflow. Kombiniert mit allen Möglichkeiten der Volltextsuche, Metadatensuche, Auswertung der Daten und dem Bedienkomfort des CC DMS Arbeitsplatzes entsteht so ein leistungsfähiges Vertragsmanagement, ohne dass zusätzliche Lizenzkosten entstehen. Wir bieten Ihnen zu diesem Thema gerne eine kostenlose Präsentation per Fernwartung an.

ALLRIS und andere Schnittstellen

Mit der Version 2.10 wurde die Integration von CC DMS und ALLRIS weiter ausgebaut. Es ist jetzt möglich, mehrere ALLRIS Systeme mit dem CC DMS zu verknüpfen. So kann man aus einer Vorlage mit einem Klick direkt in die Sachakte springen oder aus der Sachakte heraus direkt zur Sitzung bzw. zur Vorlage gehen. Jeder Benutzer kann mit einer Einstellung im CC DMS selbst entscheiden, ob dabei ALLRIS Basis oder ALLRIS NET geöffnet wird.

Die Liste der Fachverfahrens-Schnittstellen zu CC DMS ist erneut deutlich verlängert worden. Dazu gehören jetzt unter anderem auch die Verfahren IKOL-KFZ und IKOL-FS von der Firma Telecomputer GmbH und das HKR-Verfahren ab-data. Die Schnittstellen zu mpsNF und David Tobit wurden neu programmiert.

Ordnervorlagenmanager

Der Ordnervorlagenmanager ist weiterentwickelt worden. Zwei Funktionen sind dazu gekommen. Zuerst hat man die Möglichkeit für eine Ordnervorlage ein Dokument zu hinterlegen, das automatisch mit in die Akte kopiert wird. Damit können Sie ganz leicht ein Aktendeckblatt oder eine Registraturinformation hinterlegen, die dann automatisch in jeder erstellten Akte liegt.

Zweitens haben Sie die Möglichkeit, beim Erstellen eines Ordners das Aktenzeichen mit einer Durchnummerierung zu versehen. Bei dem Klick auf die Schaltfläche hinter das Aktenzeichen-Eingabefeld im Fenster "Ordner Erstellen" wird die Zahl der vorhandene Unterordner ermittelt. Anschließend wird die fortlaufende Nummer automatisch hinter das vorhandene Aktenzeichen angefügt. Somit ist die Durchnummerierung der Vorgänge ganz leicht gemacht.

CC DMS 2.10 steht auf unserem Supportserver zum Download bereit

Das sagen unsere Kunden

  • "Nach den guten Erfahrungen von Verwaltung, Politik, Presse und Öffentlichkeit mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS, das wir seit 2004
  • "Die Gemeinde Jork hat ihre Gremiensitzungen und das verwaltungsinterne Sitzungsmanagement im Jahr 2010 im Konzept „Kommunalpolitik Online" vollständig
  • "Die Führung des eAktes mit CC DMS hat entscheidende Vorteile. Strukturierte Ablage, schnelles Auffinden der Vorgänge und der gleichzeitige
  • "Mit der Einführung der digitalen Ratsarbeit und damit der ALLRIS-App im Jahr 2013 für den Tuttlinger Gemeinderat haben
  • "Schneller, besser, kostengünstiger: Das sind die drei Hauptforderungen, die an Verwaltungsleistungen heute gestellt werden. Arbeitsplätze der öffentlichen Verwaltungen
  • "Mit ALLRIS und dem eigenverantwortlichen Einsatz von iPads leisten wir bei der Gremienbetreuung einen deutlichen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung.
  • "CC DMS ist seit 2011 die Basis für die elektronische Vorgangsbearbeitung der Gemeindeverwaltung. Die elektronische Mitzeichnung, der digitale